会社の忘年会の幹事を任されました。準備は何をすれば良い?

会社によっては、新入社員に幹事を任せて鍛えるなんてところもあるようですが、幹事はいろいろ折衝ごとも多いので入社何年目かの若手がなることが多いです。
また一人ではなくて、何人か幹事を置いたり、忘年会のようなイベントをしなくては行けない行事のときは応援を募ったりすることもあるでしょう。
また、各イベントごとに別の幹事を指名することもあります。
急に忘年会の幹事をしろ、なんて言われて途方に暮れる社員もいることでしょう。

 

このページでは、幹事さんの準備について紹介します。

 

まず日取りを決める!

忘年会はまずは日取りを決めなくてはいけません。とにかくこれだけは早めに行いましょう!
一人一人に都合を聞いていたら時間がいくらあっても決まらないと思います。
ですから、毎年忘年会が行われているあたりで日にちを決めて、出欠を聞きます。
これはもう11月に入ったらすぐくらいのほうがいいでしょう。
忘年会の会場を確保するために、もっと早く日取りを決める幹事もいる程です。
早めに決めることで、社員のほうもそれに合わせてスケジュール調整をしてくれるので、出席率がグンと上がります!

 

会場の確保

幹事によっては、鍋物がいいとか肉類がいいとか、希望を多数決で聞いてから忘年会の会場を決めることが多いそうです。
逆に人気のお店の空き状況を確認して、会場の確保ができた日を忘年会の日にするという逆の手順のときもありますよ。
また、人によっては肉が苦手とか食べれないなんて人もいますので、別メニューを出してくれるような居酒屋的なところのほうが便利かもしれません。
人数が多ければ宴会場などを借りなければなりませんから、やはり早めの予約が吉です。

 

ゲーム・景品・その他準備

忘年会につきもののゲームの景品の準備も幹事の重要な役目です。
まずは予算ありきなので上と相談しなくてはいけませんし、できれば予算を出してもらいましょう。

 

また、大げさなものではないのですが、社長の挨拶や、開始の挨拶、締めの挨拶なども社長や上司に事前にお願いしておくことは必須です。
いきなり当日にお願いするようなことは避けなくてはいけません。

 

また、ゲームもきちんと段取りを考えておきましょうね。